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GESTION OPERATIVATodos los módulos de la Gestión Operativa se integran entre sí y tienen un basamento único de parámetros y conceptos de funcionamiento que se resuelven a través del Módulo de Parámetros. Es importante mencionar que todos los módulos de Gestión Operativa contabilizan las transacciones en el momento de registrarse la transacción sin intervención de personal externo. Por ejemplo: en el momento de realizar un descargo de medicamentos el sistema realiza la contabilización de la transacción contra costo de ventas, ajusta el inventario e inscribe el movimiento en el kardex. Al momento de cerrarse la factura el sistema contabiliza los ingresos, la cuenta por cobrar, la caja afectada, y registra la transacción saldo en cuentas por cobrar. El sistema se basa sobre el principio básico de información única y no redundante, por lo que los datos fundamentales son comunes a todos los módulos. Estos son administrados a través del módulo de parámetros generales que provee mecanismos de mantenimiento de toda esta información: Cada uno de los centros de consumo o producción del hospital es codificado con un identificador único. En el sistema, toda transacción realizada es asociada con un código de departamento. Estos a su vez son luego clasificados en:
Cada Hospital puede adoptar el número de Unidades Funcionales que desee de acuerdo a los requerimientos operativos de cada centro hospitalario. Cada departamento luego se asocia a cada una de estas unidades funcionales. Debido a que el software está orientado fundamentalmente a ser una herramienta de análisis el nivel de Unidad Funcional operativo no necesariamente tiene que ser exactamente el mismo que luego puede ser adoptado ya sea para efectos de contabilización de operaciones a través de la contabilidad PUCH o diferente aun, al nivel de control de Centro en la contabilidad por Centros y Elementos Orientada a Costos. De esta forma se proveen diferentes vistas analíticas de la misma información para fines distintos. El sistema está orientado al manejo de diversos niveles de análisis, uno de ellos el nivel de especialidades médicas que pudieran reflejar detalles más precisos de la operación de un departamento o unidad funcional en base a especialidades o subespecialidades. El sistema puede ser cargado con la totalidad, con un subset o con niveles complementarios de subespecializaciones a los requeridos por las entidades de control, con lo que se provee flexibilidad en la organización interna del hospital, especial aplicación en las áreas de cirugías y consulta externa especializada. Cada uno de los Médicos que prestan atención en el hospital es codificado y calificado de acuerdo a una o varias especializaciones, lo que permite controlar el rendimiento de cada uno de los profesionales en la salud en cada área distinta del proceso. El sistema provee mecanismos para registrar incluso médicos que no son empleados de planta de la institución de salud y cuyos ingresos pueden estar dados en todo o en parte por el trabajo realizado. El código del médico es único y se registra tanto contablemente como operativamente con el mismo código. El sistema permite la definición funcional de diferentes tipos de cargos: Cargos con costo fijo, cargos de costo variable, cargos de honorarios médicos externos, cargos de medicamentos y materiales, cargos de estancia (habitaciones, cuidados intensivos, camillas, salas de observación, etc.), cargos para el manejo de oxígeno (flujómetro, cantidad fija, respirador), cargos de ambulancias, cargos de citas médicas, cargos de procedimientos, etc. Cada tipo de cargo funcional puede ser diseñado externamente y el sistema permite la creación de nuevos tipos funcionales en base a requerimientos especiales de la institución. El sistema maneja codificación estándar de ciudades y departamentos (o provincias en el caso ecuatoriano) y pueden añadirse más niveles de ubicación de acuerdo a necesidades especiales de la institución de salud. El sistema permite, a requerimiento del centro hospitalario, de una codificación especial por barrios para sectorizar eventos como urgencias, ocurrencias de casos por barrio, etc. de tal forma que se pueda entregar esta información a órganos de control, elaboración de procedimientos preventivos, etc. El sistema permite el pago de los pacientes en diferentes formas, una de ellas, las tarjetas de crédito pueden ser clasificadas y codificadas en el sistema una por una y de esta manera poder reflejar importante información financiera para la toma de decisiones futuras en cuanto a contrataciones o prestaciones adicionales. En el caso de que el hospital lo desee, el sistema permite el manejo de horarios nocturnos para poder reflejar incrementos de valores por servicio en horario nocturno o feriados a requerimiento, incluso por cada departamento o unidad funcional. El sistema maneja dos tablas de feriados, la primera para uso general del sistema en todos los casos es aplicada para cálculos de incrementos y la segunda para eventos especiales que afectan a un departamento o unidad funcional en particular, especialmente útiles en consulta externa para la asignación de citas. Fórmulas de cálculo de Derechos de Sala A pesar de que el sistema funciona con procedimientos pre programados que realizan los cargos correspondientes de acuerdo a protocolos, el sistema puede, si así se desea, realizar los cargos de Derechos de Sala basados en una formulación especial que el hospital puede ingresar para el cálculo adecuado de derechos de sala basados en tiempos. Fórmulas para horario de gracia en estancias De la misma forma el sistema provee los mecanismos necesarios para que el hospital defina su política de cobro de estancias basado en tiempo, con horarios de gracia, tiempos muertos y cálculos porcentuales de acuerdo a tiempo de ocupación. Tanto para casos de estancias generales como para Cuidados Intensivos. Múltiples datos como porcentajes de impuestos, iva, ica, y otros, salarios mínimos vitales, códigos de cargos de uso general (historias clínicas por ejemplo) y otros son registrados en tablas generales de fácil mantenimiento garantizando con ello la no participación de personal de sistemas en caso de requerir modificar valores generales. La relación entre los módulos operativos y los sistemas financieros, especialmente contabilidad es totalmente transparente, el sistema permite definir externamente las cuentas que representan las esencias de movimiento más importantes como caja general, cajas temporales, cuentas por cobrar empresa, anticipos de pacientes, cuentas de impuestos usados, etc. de tal forma que el cambio de una de estas cuentas se refleja en el sistema con el solo cambio en un módulo especial de Mnemónicos que es el encargado de relacionar los sistemas contables con los módulos operativos. Es importante para efectos, especialmente de prevención de tamaño e informe a las autoridades la codificación de las causas de ingreso y atención de los pacientes (accidentes de tránsito, accidentes de trabajo, enfermedad general, enfermedad epidémica, etc.) y los medios que los han ocasionado (carros, motos, alimentos en mal estado, alcohol, etc.). El sistema provee los mecanismos de codificación y provee inicialmente tablas generales que pueden ser luego adaptadas a necesidades particulares del hospital o la ciudad o el departamento. Causas de incumplimiento de citas El sistema de consulta externa permite el registro de agendas médicas y citas de cada uno de los profesionales por cada especialidad y por cada departamento, en los casos en los que no se cumpla la cita, el sistema puede realizar cargos adicionales al paciente o generar informes estadísticos basados en las causas de no cumplimiento de citas, que pueden en unos casos se imputables al centro de salud y otras a los pacientes. Procedimientos Quirúrgicos Los procedimientos quirúrgicos individualmente son codificados usando un estándar nacional o internacional, dependiendo de la legislación, esta codificación será única para todo el sistema. Cada procedimiento Quirúrgico es clasificado de acuerdo a su nivel de dificultad o complejidad en grupos quirúrgicos, los que son codificados de acuerdo a las necesidades del centro hospitalario y sus intereses. Formulación de Grupos Quirúrgicos Cada grupo quirúrgico a más de ser un clasificador de la complejidad del procedimiento, determina la formulación para el o los cargos que se deben realizar al paciente, estableciendo la forma de cálculo y el valor por cada cargo asociado al mismo. El sistema puede procesar a través del sistema de Medios Diagnósticos diferentes tipos de procedimientos asociados a tareas específicas de áreas determinadas del hospital, un caso como este es el laboratorio, que siendo un procedimiento especializado de un área determinado, las solicitudes se ejecutan en cualquier otro departamento del hospital, lo mismo ocurre con imagenología o patología. Protocolo de Medicamentos por Procedimiento Quirúrgico En la medida que el sistema debe ayudar a precautelar que existan la provisión de medicamentos y materiales necesarios para cada intervención, el sistema permite la elaboración de protocolos de materiales por procedimiento, estableciendo el código correcto del producto, la cantidad adecuada y la unidad de consumo. El Sistema de Medios Diagnósticos permite controlar al usuario del departamento ejecutante el estado de cada procedimiento, de esta forma puede elaborar listas de control para procedimientos en diferentes etapas de ejecución y garantizar su terminación y entrega al paciente o departamento solicitante. Dependiendo de la atención que requiere cada paciente hospitalizado o en sala de observación el sistema puede controlar a discreción médica el tipo de dieta que debe recibir cada paciente, la dieta puede ser determinada y se pueden definir diferentes niveles, incluyendo características de dieta cubierta en el pago de estancia o no, o dietas incluso para acompañantes. Todos los mensajes de error o condiciones especiales son ajustables de acuerdo a las necesidades del centro hospitalario y pueden ser modificados de acuerdo a cada caso para garantizar una comprensión adecuada de los mismos. El sistema provee los mecanismos necesarios para generar diferentes perfiles de usuario de acuerdo a cada necesidad, cada uno de ellos puede estar asociado a diferentes menús los que son configurables por el centro hospitalario, pudiendo crear menús para cada caso particular (estaciones de enfermería, cajas, bodegas, etc.). El primer nivel de control de seguridad del sistema está dado por la clave de usuario (userid). Si el usuario no está registrado el sistema no le permite acceso al sistema. El usuario luego de ser registrado debe obtener acceso al subsistema adecuado, en este proceso se determina su nivel de acceso a cada programa, el menú personalizado que se le asignará y la impresora de defecto que usará. Niveles de Seguridad por Programa Para garantizar un nivel adecuado de seguridad el sistema provee un mecanismo de control de acceso por programa, si el usuario tiene acceso a un subsistema, el sistema revisa luego el nivel de acceso y lo compara con la del programa que quiere correr, si el nivel es el adecuado puede ingresar. Si logra ingresar, hay otro nivel más que es el tipo de acceso que puede ser consulta, actualización, modificaciones y creación de registros. En este punto el sistema permite realizar el mantenimiento de los niveles de seguridad por cada programa del sistema. Los sistemas financieros y de administración son multiempresa, es decir pueden llevar el control de más de una empresa al tiempo, por ejemplo, si el hospital requiere llevar el control de alguna de sus unidades operativas como otra empresa, puede controlarlo en el mismo sistema con otro código de empresa. En este punto el sistema permite el mantenimiento de información básica de cada una de las empresas. En un ambiente complejo como un centro hospitalario se requieren gran cantidad de impresoras las mismas que pueden ser acezadas por los usuarios para imprimir documentos o para redireccionarlos a otros departamentos. Cada impresora puede ser configurada con características especiales de configuración con este módulo. El sistema provee dos mecanismos de admisión de pacientes, el primero, por el área de urgencias y el segundo directamente por hospitalización. Aunque incluye mecanismos para registrar pacientes directamente a través de Consulta Externa y por Medios Diagnósticos. El sistema inicia por el registro del paciente a la entrada de Urgencias, en la estación de Triage, en ésta, se registra la condición de ingreso del paciente, diagnóstico de entrada, razón de la atención, causas y medios, médico que atiende, condición de consciencia, y datos básicos para identificación como sexo, raza, estatura, rasgos físicos distintivos, nombres, apellidos y documento de identificación. Una vez que el paciente es registrado, el sistema monitorea la ubicación en la que se encuentra y por cada movimiento el sistema registrará el evento, de tal forma que es fácil ubicar al paciente en cualquier servicio en el que se encuentre. Una vez que el paciente fue registrado en el Triage, el paso siguiente es, una vez que se encuentra estabilizado y/o haya familiares o conocidos cercanos que puedan garantizar la información, el sistema provee el mecanismo de registro de admisión por urgencias en donde se registran los datos básicos necesarios para garantizar el pago posterior de la factura, entre ellos, el código únicos de empresa responsable y el plan al que se encuentra afiliado el paciente. Adicionalmente el sistema permite la confirmación del diagnóstico de entrada, razones y causas de ingreso y comentarios que serán visualizados en las estaciones de caja. El sistema puede manejar dos clases de pacientes ambulatorios, con estancia y sin estancia, solución definida para determinar dos tipos de atenciones, la primera dirigida al paciente crítico o en condición de requerimiento de atención importante y otra para aquellos que requieren simplemente atención básica, orientada a raspaduras, golpes menores, y enfermedades que no ameritan control en sala de observación. En el primer caso el paciente es controlado por el servicio en la estación de enfermería, asociada a una ubicación (cama o camilla) y en el segundo casos lo cargos son realizados directamente a su cuenta desde cualquier unidad de cargo o estación de enfermería. En el caso de que el paciente entre al hospital con una orden de ingreso el sistema lo registra a través de la unidad de Admisión de Hospitalización en la que se registra toda la información demográfica del paciente, se le asigna historia clínica y se determinan las condiciones de pago de la factura del paciente. En el caso de que el plan al que se solicite registro (Responsable/Plan) así lo determine el sistema valida que el paciente se encuentre registrado previamente en la base de datos enviada por la empresa responsable al hospital y registrado en el sistema de Convenios. Si el paciente no está registrado, el hospital puede validar telefónicamente la información y si es el caso, registrarlo manualmente en la base de datos respectiva. Administración de Habitaciones y Camas El sistema de Admisiones cuenta con un mecanismo muy completo para la creación de habitaciones, salas, camas y camillas de acuerdo a los requerimientos específicos del hospital. El sistema permite crear salas múltiples con hasta 99 camas por sala, o habitaciones con una o varias camas. La unidad básica es la cama o camilla que está asociada a una habitación o sala y esta a su vez a un departamento operativo. Cada cama puede ser de un tipo diferente asociada a su vez a una tarifa determinada que puede variar, al igual que todos los cargos del sistema por cada plan tarifario. El cálculo de los cargos por estancia es automático, no es requerido cierres diarios, el sistema abre la unidad básica estableciendo la fecha exacta de apertura, con hora y minuto y luego al cerrarla el sistema realiza los cálculos, basados en las formulaciones que se hayan determinado, para establecer el valor correcto en la cuenta del paciente. Las habitaciones pueden ser puestas en estado de mantenimiento o pueden cambiarse individual o grupalmente de tipo (cama a camilla, cama real a cama virtual, o viceversa) o puede cambiarse la categoría de tarifa. Cada uno de los quirófanos puede ser identificado en el sistema lo que permitirá en lo posterior que cada procedimiento esté asociado a una unidad de atención y se puedan realizar análisis de ocupación real de uso de salas de cirugía. Al tiempo que se definen los quirófanos se determinan las cuentas de costo para el cargo de Derechos de Sala. El sistema posee un mecanismo de emisión de censo que está presente en los menús operativos de estaciones de enfermería, cargos generales y caja. En cada caso los listados pueden involucrar a todos los pacientes, los pacientes ambulatorios o los hospitalizados o los que se encuentran registrados en camas pertenecientes al departamento solicitante. ESTACIÓN DE ENFERMERÍA – PISOS El núcleo central del sistema es el módulo de estaciones de enfermería que permite la operación del personal auxiliar médico sobre las cuentas de los pacientes y los registros médicos necesarios para los RIAS (Registro Individual de Atención en Salud) que soportarán posteriormente la factura final. El módulo provee al personal operativo control sobre los pacientes ingresados en alguna de las camas o camillas perteneciente al departamento de control. Operaciones de la Estación de Enfermería: El sistema provee al personal médico la posibilidad de asignar habitaciones libres a pacientes que ingresan al servicio, dando con esto, la garantía de que se realice el cargo correcto, en el momento exacto en que se ejecuta la acción. Es importante notar que si el paciente no está ingresado en el servicio, el sistema no permite el registro de ningún otro cargo o procedimiento desde el servicio. Al momento del ingreso el sistema requiere información sobre el médico que autoriza la ocupación, el diagnóstico de entrada y el origen del traslado o remisión, información fundamental para el seguimiento del paciente y RIAS. El personal del servicio puede realizar algunas operaciones importantes con la estancia del paciente, entre ellos, mover al paciente de una ubicación a otra o poner en mantenimiento alguna de las camas que están bajo su control. Una de las funciones más importantes a realizar en la estación de enfermería es el cierre de la ocupación, que a más de cerrar el ciclo de cálculo de la estancia también emite el documento de salida del servicio y la orden de transferencia del paciente a otro servicio del hospital, registrando el médico que autoriza y el diagnóstico de salida del servicio, otro importante dato médico de seguimiento y RIAS. Una vez que el paciente se encuentra registrado en una estancia perteneciente al servicio, el personal auxiliar médico puede realizar todas las operaciones de atención relacionadas al paciente. El cargo directo se refiere al registro de eventos que afectan directamente la cuenta del paciente sin intervención de procesos especiales. Entre ellos, por ejemplo, se cuentan las curaciones, inyectología, registro de visitas médicas, uso de equipos especiales, cargos de oxígeno, etc. es decir todos aquellos que no pertenecen a las siguientes categorías que tienen manejos especiales: Registro de Medicamentos y Materiales Los medicamentos y materiales son cargados directamente a la cuenta del paciente al momento de realizar la solicitud u orden de despacho, la misma que se realiza contra la bodega (o las bodegas) asignada al servicio y sobre la cual, el usuario tenga autorización. Registro de Medios Diagnósticos Los exámenes de Laboratorio, Imagenología, Exámenes Patológicos (y otros que se definan), son realizados a través de un módulo especialmente diseñado para este fin que permite al usuario detallar cada uno de los exámenes solicitados, en forma inmediata son cargados a la cuenta del paciente y se encuentran listos para ser procesados por el departamento al que se le está realizando la solicitud (laboratorio general, imagenología, etc.) . Con esto se garantiza que el cargo se realiza contra la cuenta del paciente previo siempre. Los procedimientos que no requieren el uso de salas complejas de cirugía son cargados directamente desde las estaciones de enfermería, en este módulo se requiere la información básica como cirujano, anestesiólogo, tiempo quirúrgico y tiempo de anestesia, a más de información básica requerida por el RIAS. El sistema calcula internamente, sin intervención del personal médico el valor correcto de los cargos involucrados y los carga a la factura correspondiente. El sistema permite al personal médico registrar los diagnósticos evolutivos del paciente, los mismos que luego servirán para analizar la evolución del paciente. Operación de Inventario Departamental El sistema cuenta con un módulo completo de administración de inventario departamental basado en mínimos de reposición automática por subalmacén, en la estación de enfermería se pueden registrar cambios en los mínimos y máximos requeridos, emisión de listados de existencias para control de inventario físico, emisión de listados de solicitudes pendientes o reimpresión de documentos de descargo a pacientes. No todos los productos son cargados a la cuenta de los pacientes, algunos son productos de consumo, como material de limpieza, desinfección, útiles de oficina, estos son descargados por rubro de gastos a través de un módulo especial en cada estación de enfermería con lo que se garantiza su reposición inmediata por parte de la bodega o almacén principal. Consulta de Detalles de Cargos El personal médico puede desde la Estación de Enfermería consultar la cuenta del paciente hasta ese momento, imprimir documentos de respaldo de cargos previos e incluso en caso de tener las autorizaciones respectivas realizar modificaciones y anulaciones de cargos realizados al paciente. Debido a la necesidad de registrar gran cantidad de información relacionada a un procedimiento quirúrgico y organizar la programación de procedimientos quirúrgicos el sistema cuenta con módulos especiales para realizar estas funciones. Registro de Procedimientos Quirúrgicos en Cirugía Hay que hacer una distinción entre procedimientos realizados en Cirugía con aquellos realizados en áreas de urgencias o consulta externa. Los procedimientos quirúrgicos realizados en Cirugía aplican a pacientes hospitalizados o de Urgencia con estancia y requieren que el paciente esté completamente identificado desde el punto de vista del hospital. El personal médico selecciona el paciente directamente del registro de hospitalizados o de urgencias y registra la información necesaria, como procedimiento, permitiendo incluso detallar el caso, observaciones médicas, cirujano, ayudantes, anestesiólogo, circulantes e instrumentista, quirófano en el que se realiza el procedimiento, tiempo real de cirugía, tiempo de anestesia, uso de equipo especial, diagnóstico de entrada, diagnóstico a la salida, incluso el sistema permite el registro de intervenciones múltiples ya sea por una misma vía o bilateral o varias vías de acceso, y el sistema internamente realizará los cargos a los montos correctos. El sistema permite registrar diagnósticos, otros procedimientos, cargos y otros consumos durante el proceso de registro quirúrgico. Al finalizar la cirugía el sistema puede programar citas de control en consulta externa afectando directamente el registro de asignaciones de citas de tal forma que el personal del área respectiva pueda asignar las citas con antelación. Para garantizar una correcta provisión de equipo, personal y elementos materiales como medicamentos o consumibles, el sistema provee los módulos necesarios para registrar con antelación el procedimiento a realizar, el médico, paciente, personal involucrado, tiempo estimado de atención y otra información útil. Adicionalmente el sistema provee los mecanismos para mover la fecha u hora y para cancelar el procedimiento, estableciendo las razones de cancelación. El sistema cuenta con la herramienta necesaria para permitir la consulta e impresión de las programaciones de cirugías, por quirófano, por procedimiento, por rango de fechas, por médico, por paciente, etc. haciendo más fácil la operación de un centro quirúrgico. El sistema cuenta con los módulos necesarios para realizar el proceso de control y manejo de los pacientes de urgencias a través de módulos que se personalizan para cada función. El módulo de Urgencias utiliza: Módulo de Triage Módulo de Admisión Urgencias Módulo de Estaciones de Enfermería Ingreso de Paciente Ambulatorio Cuando es necesario que el paciente que ingresa por Urgencias sea hospitalizado, la calidad del paciente cambia de acuerdo a las definiciones del sistema por lo que es necesario que el sistema provea este mecanismo. Este módulo cierra la factura de urgencias, transfiere los datos registrados previamente a una nueva factura de tipo hospitalización, realiza la liquidación de cargos y los mueve a la nueva factura. Todo esto en forma automática, a partir de este momento el paciente puede ser admitido en alguno de los servicios de hospitalización. Este módulo funciona en forma similar para pacientes de Urgencias como para pacientes de Consulta Externa. El sistema de Consulta Externa está formado por los módulos necesarios para controlar la operación de los servicios de Consulta Externa que operan integrados a todo el sistema. Por cada relación consultorio/médico definido previamente, el sistema permite determinar la agenda, definiendo o una fecha determinada o un rango de fechas y las horas de atención por cada día de la semana, adicionalmente el sistema controla el tiempo promedio de cada consulta de tal forma que puede automáticamente asignar el número de citas disponibles en base a ese estándar. Para precautelar que el sistema registre consultas con pago garantizado, el módulo de Caja asociado a la operación de Consulta Externa permite el pago de citas o procedimientos que luego serán programados a través de la asignación de cita en consulta externa, los pagos pueden ser realizados en efectivo o cheque, y de requerirlo el hospital, puede hacer uso de la cartera de letras para pacientes. En caso de que el paciente esté registrado en la base de datos de autorizaciones y cumpla con los requisitos indispensables, el sistema carga la factura del paciente a la empresa responsable. Si es necesario y aplica el sistema cobra solo la parte definida como copago requerido en el módulo de convenios. Este módulo a más de ser útil para el personal calificado como autorizado para manejar caja de valores también puede ser utilizado por personal del área de servicio con la única salvedad de que no permite a éste el manejo de efectivo y solo aplica para citas o procedimientos cubiertos 100% por una empresa responsable. El sistema opera adicionalmente en forma particular para el procesamiento de caja de procedimientos quirúrgicos en C/E. En la medida que es necesario, el sistema de Consulta Externa puede realizar pre asignaciones de citas a los pacientes, las mismas que deben ser canceladas previa a la ejecución de la misma, el sistema de caja realiza la función de cancelación. De la misma manera, en caso de que el medico requiera que a un paciente se le abra historia clínica en el hospital, el sistema de caja posee el mecanismo para registrar la información necesaria y cobrar este concepto, siempre con cargo al paciente. Una vez que el sistema registra el pago de una cita, el servicio puede terminar la función de asignación, determinando el médico, la hora y fecha en la que el paciente va a ser atendido, emitiendo la boleta respectiva para que el paciente se acerque a su cita. Elaboración de Documento para Estadísticas Diariamente el sistema, al final del día emite un listado, que también puede ser consultado en pantalla, para uso del departamento de Estadísticas o quien controle las historias clínicas de los pacientes, para que entregue a primera hora y antes de que el paciente sea atendido, las historias clínicas requeridas, de esta forma los servicios no solicitan esta información sino que está disponible en el sistema en cualquier momento. Al momento de registrar la ejecución de citas, el sistema permite la impresión del documento de RIAS para todos los pacientes de un turno o individualmente, establece el diagnóstico, permite la realización de cargos adicionales como medicamentos o materiales, medios diagnósticos, o uso de equipo especial y lo registra en la factura del paciente. En caso de que la cita no se cumpla el sistema registra la causa individual de no cumplimiento para efectos de estadísticas o medidas punitivas posteriores. Ya sea como resultado de una cita con el médico o por necesidad de registrar solicitudes de citas por vía electrónica o telefónica, el sistema permite la asignación de citas futuras, las mismas que previo a su ejecución deberán ser canceladas en caja. Las citas pueden ser movidas de un día a otro, canceladas por decisión del paciente o del médico tratante, siempre que sea previo a la ejecución. El sistema como un todo separa por efectos de control y facilidad de uso el módulo de medios diagnósticos, en este módulo se registran las transacciones relacionadas. Como se había mencionado anteriormente el sistema permite definir diferentes tipos de Medios Diagnósticos, cada uno asociado a diferentes procedimientos, por ejemplo, Laboratorio General, Laboratorio de Urgencias, Imagenología, Patología y otros, note que incluso pueden existir dos laboratorios o más, (general y de urgencias) que aunque realizan los mismos procedimientos, uno de ellos procesa un subset de otro. El módulo de Medios Diagnósticos incorpora dos funcionalidades fundamentales, la primera orientada al departamento final que ejecuta el examen y el segundo orientado a la realización de cargos al tiempo que a las solicitudes que opera conjuntamente con el módulo de estaciones de enfermería y cargos generales. Módulo de Departamento de Medio Diagnóstico En este módulo, orientado a la prestación del servicio, el usuario puede tener acceso a todos los exámenes solicitados no procesados aun de tal forma que a la llegada de las muestras pueda conocer anticipadamente lo que se requiere y por otro lado realizar cargos directamente a la cuenta del paciente para quien se ha solicitado un examen pero no se ha realizado el cargo respectivo garantizando de esta forma que el procedimiento siempre es cargado a la cuenta del paciente, ya sea por el departamento solicitante o por el ejecutante. Desde este módulo el departamento ejecutante puede marcar los procedimientos ya ejecutados y listar a requerimiento aquellos que están pendientes, incluso puede asignar a cada caso un estado, que pudiera ser, a requerimiento, pendiente, muestra recibida, muestra procesada, en proceso, ejecutado, etc. de acuerdo a sus necesidades. Por otro lado este módulo provee un mecanismo para servir a pacientes completamente ambulatorios que llegan al hospital directamente a realizarse un procedimiento de medios diagnósticos y nada más, el sistema permite la apertura de la factura y el cargue de los medios diagnósticos, incluso de medicamentos y materiales como medios de contraste o similares asignados al departamento. Medios Diagnóstico en Estaciones de Enfermería La solicitud de un examen o procedimiento diagnóstico, en términos generales se realiza en las estaciones de enfermería donde el paciente es tratado, este módulo contiene lo necesario para procesar los cargos respectivos y elaborar las solicitudes. Uno de los factores de éxito más importantes de un sistema hospitalario es su capacidad de poder definir, clara y efectivamente a través del sistema informático las negociaciones que realiza con las empresas contratantes de sus servicios, sean estas EPS, ARS, Empresas Prepago, etc. y cada uno de los planes de cobertura con el Hospital o IPS. El sistema de convenios cubre esta necesidad, proveyendo los mecanismos para: Creación y Mantenimientos de Planes Tarifarios El sistema permite crear diversos planes tarifarios, aplicables para cargos directos, medios diagnósticos, procedimientos quirúrgicos e incluso medicamentos y materiales. Los planes pueden ser creados ítem por ítem o pueden ser generados a partir de la base de uno ya existente. En este módulo se define no solo la tarifa individual por cargo, sino incluso la cobertura de la empresa contratante y si es del caso el copago requerido. Creación y Mantenimiento de Convenios El convenio, consistente en la relación de Empresa Responsable y Plan Tarifario se define a dos niveles, el primero, el relacionado al control del paciente afiliado, es decir se determina el monto máximo de cobertura individual y el requerimiento o no de estar registrado en una base de datos de autorizaciones. En este mismo módulo se registran las fechas de inicio y fin de vigencia del compromiso y los montos esperados de la negociación. Adicionalmente, en el caso de que la empresa contratante con el centro hospitalario caiga en mora de pago y se desee suspender el crédito, este módulo permite realizar esta tarea. Para que pueda registrarse un convenio, la empresa contratante debe estar registrada contablemente en el sistema a través del módulo de control de individuales con toda la información de negociación requerida. En este módulo también se puede determinar el convenio complementario para cada convenio existente, es decir, el plan que cubre lo que el plan afectado no cubre. De esta forma el sistema de facturación avanzada puede luego en forma automática procesar nuevamente las facturas y separar estas en diferentes empresas dependiendo del nivel de cobertura. GESTIÓN AVANZADA DE FACTURACIÓN La constante democratización y oferta de servicios prepagados, y las coberturas particulares corporativas de los servicios de salud en los países latinoamericanos ha vuelto muy compleja la tarea de liquidar una factura de servicios de salud, muchas veces a más del paciente se encuentran involucrados más de una empresa responsable, la empresa proveedora a la que el paciente se encuentra afiliado, alguna compañía de seguros, la empresa en la que el paciente trabaja, alguna institución gubernamental, incluso alguna institución de beneficencia o programa especial. Cada una cubriendo una parte del todo o de cada cargo en la factura del paciente. El sistema incluye un módulo complejo que permite usando diferentes mecanismos realizar reliquidación de una factura, separación de una factura en varios responsables por monto o porcentaje de cobertura, separación de una factura en varios responsables por cobertura de plan, separación por una combinación de factores o separación cargo a cargo, de acuerdo a las características requeridas. Cada empresa recibe al final del proceso una factura limpia con el detalle de lo que corresponde a su cobertura. El sistema incluye un módulo que permite registrar el tipo de dieta requerida por el paciente, administrado por cada servicio, el usuario determina la dieta a ser preparada para cada paciente determinado. Provee los programas necesarios para imprimir estas en la sección correspondiente, y registrar su preparación y entrega. Adicionalmente el sistema provee un programa que permite en un período de tiempo realizar estadísticas de consumo por tipo de dieta, servicio, e incluso oportunidad de la entrega. El sistema de inventarios es integral y permite el manejo de múltiples bodegas y mostradores de despacho con controles completos de acceso por usuario a cada uno de los dispositivos (bodegas, mostradores), las transferencias de reposición son automáticas y controladas centralizadamente desde el mostrador principal Sin embargo desde cada uno de los servicios existen algunas tareas que se realizan que son propios de cada departamento: Descargo de Medicamentos y Materiales con Cargo a la Cuenta del Paciente En términos generales todo medicamento o material utilizado debe ser cargado a la cuenta del paciente desde el departamento que lo requiere. Para ello el sistema requiere la bodega y el mostrador desde donde se realiza el cargo. La búsqueda de los productos es completa, puede realizarse por código, descripción, genérico, aplicación, fabricante, o información adicional de clasificación. El descargo se realiza y se carga a la factura del paciente a la tarifa del hospital, en caso de existir, a la tarifa pactada con la empresa responsable, al tiempo que se realiza se contabiliza el costo de ventas contra el inventario correspondiente. Al cierre de la factura se contabiliza el ingreso a ventas. En caso de ser necesario el sistema provee el mecanismo de anulación, lo que significa realmente ejecutar un reverso operativo y contable del proceso, de igual manera puede registrarse el reingreso por devolución. Descargo de Medicamentos y Materiales sin Cargo a la Cuenta del Paciente Dependiendo del procedimiento quirúrgico a realizar, el sistema puede realizar un descargo de medicamento sin afectación a la cuenta del paciente, registrando este como costo de ventas pero sin registro de ingreso por venta ya que dependiendo del convenio un valor fijo por materiales y medicamentos ya ha sido previamente cargado a la cuenta del paciente. Recuperaciones de Materiales y Medicamentos En ocasiones, los medicamentos ya cargados o no a la cuenta del paciente, no registrados como devoluciones, quedan sin ser usados ni registrados posteriormente a la salida del paciente del hospital, el sistema provee un mecanismo que permite el registro del reingreso afectando inventarios en forma inmediata y realizando la contabilización adecuada. |
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