Todos los módulos de la Gestión Operativa se
integran entre sí y tienen un basamento único de parámetros y conceptos de
funcionamiento que se resuelven a través del Módulo de Parámetros.
Es importante mencionar que todos los módulos de Gestión Operativa
contabilizan las transacciones en el momento de registrarse la transacción sin
intervención de personal externo. Por ejemplo: en el momento de realizar un
descargo de medicamentos el sistema realiza la contabilización de la transacción
contra costo de ventas, ajusta el inventario e inscribe el movimiento en el
kardex. Al momento de cerrarse la factura el sistema contabiliza los ingresos,
la cuenta por cobrar, la caja afectada, y registra la transacción saldo en
cuentas por cobrar.
PARÁMETROS
El sistema se basa sobre el principio básico de información única y no
redundante, por lo que los datos fundamentales son comunes a todos los módulos.
Estos son administrados a través del módulo de parámetros generales que
provee mecanismos de mantenimiento de toda esta información:
Departamentos:
Cada uno de los centros de consumo o producción del hospital es codificado
con un identificador único. En el sistema, toda transacción realizada es
asociada con un código de departamento. Estos a su vez son luego clasificados
en:
- Departamentos de Hospitalización
- Departamentos con funciones de asignación de habitaciones, camas o
camillas.
- Departamentos de Consulta Externa
- Departamentos que requieren control de citas y procedimientos médicos
por consultorio y médico.
- Departamentos de Urgencias
- Departamentos Operativos asociados a Operación de Urgencias
- Departamentos de Cirugías
- Departamentos Operativos asociados a Procedimientos Quirúrgicos
- Departamentos de Consumo
- Departamentos que a pesar de no registrar ingresos para el Hospital son
centros de
Unidades
Funcionales:
Cada Hospital puede adoptar el número de Unidades Funcionales que desee de
acuerdo a los requerimientos operativos de cada centro hospitalario. Cada
departamento luego se asocia a cada una de estas unidades funcionales.
Debido a que el software está orientado fundamentalmente a ser una
herramienta de análisis el nivel de Unidad Funcional operativo no
necesariamente tiene que ser exactamente el mismo que luego puede ser adoptado
ya sea para efectos de contabilización de operaciones a través de la
contabilidad PUCH o diferente aun, al nivel de control de Centro en la
contabilidad por Centros y Elementos Orientada a Costos. De esta forma se
proveen diferentes vistas analíticas de la misma información para fines
distintos.
Especialidades:
El sistema está orientado al manejo de diversos niveles de análisis, uno de
ellos el nivel de especialidades médicas que pudieran reflejar detalles más
precisos de la operación de un departamento o unidad funcional en base a
especialidades o subespecialidades.
El sistema puede ser cargado con la totalidad, con un subset o con niveles
complementarios de subespecializaciones a los requeridos por las entidades de
control, con lo que se provee flexibilidad en la organización interna del
hospital, especial aplicación en las áreas de cirugías y consulta externa
especializada.
Médicos
Cada uno de los Médicos que prestan atención en el hospital es codificado y
calificado de acuerdo a una o varias especializaciones, lo que permite controlar
el rendimiento de cada uno de los profesionales en la salud en cada área
distinta del proceso.
El sistema provee mecanismos para registrar incluso médicos que no son
empleados de planta de la institución de salud y cuyos ingresos pueden estar
dados en todo o en parte por el trabajo realizado.
El código del médico es único y se registra tanto contablemente como
operativamente con el mismo código.
Tipos
de Cargos
El sistema permite la definición funcional de diferentes tipos de cargos:
Cargos con costo fijo, cargos de costo variable, cargos de honorarios médicos
externos, cargos de medicamentos y materiales, cargos de estancia (habitaciones,
cuidados intensivos, camillas, salas de observación, etc.), cargos para el
manejo de oxígeno (flujómetro, cantidad fija, respirador), cargos de
ambulancias, cargos de citas médicas, cargos de procedimientos, etc. Cada tipo
de cargo funcional puede ser diseñado externamente y el sistema permite la
creación de nuevos tipos funcionales en base a requerimientos especiales de la
institución.
Ciudades
y Departamentos
El sistema maneja codificación estándar de ciudades y departamentos (o
provincias en el caso ecuatoriano) y pueden añadirse más niveles de ubicación
de acuerdo a necesidades especiales de la institución de salud.
Barrios
El sistema permite, a requerimiento del centro hospitalario, de una
codificación especial por barrios para sectorizar eventos como urgencias,
ocurrencias de casos por barrio, etc. de tal forma que se pueda entregar esta
información a órganos de control, elaboración de procedimientos preventivos,
etc.
Tarjetas
de Crédito
El sistema permite el pago de los pacientes en diferentes formas, una de
ellas, las tarjetas de crédito pueden ser clasificadas y codificadas en el
sistema una por una y de esta manera poder reflejar importante información
financiera para la toma de decisiones futuras en cuanto a contrataciones o
prestaciones adicionales.
Horarios
Nocturnos
En el caso de que el hospital lo desee, el sistema permite el manejo de
horarios nocturnos para poder reflejar incrementos de valores por servicio en
horario nocturno o feriados a requerimiento, incluso por cada departamento o
unidad funcional.
Feriados
El sistema maneja dos tablas de feriados, la primera para uso general del
sistema en todos los casos es aplicada para cálculos de incrementos y la
segunda para eventos especiales que afectan a un departamento o unidad funcional
en particular, especialmente útiles en consulta externa para la asignación de
citas.
Fórmulas
de cálculo de Derechos de Sala
A pesar de que el sistema funciona con procedimientos pre programados que
realizan los cargos correspondientes de acuerdo a protocolos, el sistema puede,
si así se desea, realizar los cargos de Derechos de Sala basados en una
formulación especial que el hospital puede ingresar para el cálculo adecuado
de derechos de sala basados en tiempos.
Fórmulas
para horario de gracia en estancias
De la misma forma el sistema provee los mecanismos necesarios para que el
hospital defina su política de cobro de estancias basado en tiempo, con
horarios de gracia, tiempos muertos y cálculos porcentuales de acuerdo a tiempo
de ocupación. Tanto para casos de estancias generales como para Cuidados
Intensivos.
Códigos
y Valores
Múltiples datos como porcentajes de impuestos, iva, ica, y otros, salarios mínimos
vitales, códigos de cargos de uso general (historias clínicas por ejemplo) y
otros son registrados en tablas generales de fácil mantenimiento garantizando
con ello la no participación de personal de sistemas en caso de requerir
modificar valores generales.
Mnemónicos
La relación entre los módulos operativos y los sistemas financieros,
especialmente contabilidad es totalmente transparente, el sistema permite
definir externamente las cuentas que representan las esencias de movimiento más
importantes como caja general, cajas temporales, cuentas por cobrar empresa,
anticipos de pacientes, cuentas de impuestos usados, etc. de tal forma que el
cambio de una de estas cuentas se refleja en el sistema con el solo cambio en un
módulo especial de Mnemónicos que es el encargado de relacionar los sistemas
contables con los módulos operativos.
Causas
de Atención y Medios
Es importante para efectos, especialmente de prevención de tamaño e informe
a las autoridades la codificación de las causas de ingreso y atención de los
pacientes (accidentes de tránsito, accidentes de trabajo, enfermedad general,
enfermedad epidémica, etc.) y los medios que los han ocasionado (carros, motos,
alimentos en mal estado, alcohol, etc.). El sistema provee los mecanismos de
codificación y provee inicialmente tablas generales que pueden ser luego
adaptadas a necesidades particulares del hospital o la ciudad o el departamento.
Causas
de incumplimiento de citas
El sistema de consulta externa permite el registro de agendas médicas y
citas de cada uno de los profesionales por cada especialidad y por cada
departamento, en los casos en los que no se cumpla la cita, el sistema puede
realizar cargos adicionales al paciente o generar informes estadísticos basados
en las causas de no cumplimiento de citas, que pueden en unos casos se
imputables al centro de salud y otras a los pacientes.
Procedimientos
Quirúrgicos
Los procedimientos quirúrgicos individualmente son codificados usando un estándar
nacional o internacional, dependiendo de la legislación, esta codificación será
única para todo el sistema.
Grupos
Quirúrgicos
Cada procedimiento Quirúrgico es clasificado de acuerdo a su nivel de
dificultad o complejidad en grupos quirúrgicos, los que son codificados de
acuerdo a las necesidades del centro hospitalario y sus intereses.
Formulación
de Grupos Quirúrgicos
Cada grupo quirúrgico a más de ser un clasificador de la complejidad del
procedimiento, determina la formulación para el o los cargos que se deben
realizar al paciente, estableciendo la forma de cálculo y el valor por cada
cargo asociado al mismo.
Tipos de Medios Diagnósticos
El sistema puede procesar a través del sistema de Medios Diagnósticos
diferentes tipos de procedimientos asociados a tareas específicas de áreas
determinadas del hospital, un caso como este es el laboratorio, que siendo un
procedimiento especializado de un área determinado, las solicitudes se ejecutan
en cualquier otro departamento del hospital, lo mismo ocurre con imagenología o
patología.
Protocolo
de Medicamentos por Procedimiento Quirúrgico
En la medida que el sistema debe ayudar a precautelar que existan la provisión
de medicamentos y materiales necesarios para cada intervención, el sistema
permite la elaboración de protocolos de materiales por procedimiento,
estableciendo el código correcto del producto, la cantidad adecuada y la unidad
de consumo.
Estado de Medios Diagnósticos
El Sistema de Medios Diagnósticos permite controlar al usuario del
departamento ejecutante el estado de cada procedimiento, de esta forma puede
elaborar listas de control para procedimientos en diferentes etapas de ejecución
y garantizar su terminación y entrega al paciente o departamento solicitante.
Tipos de Dieta
Dependiendo de la atención que requiere cada paciente hospitalizado o en
sala de observación el sistema puede controlar a discreción médica el tipo de
dieta que debe recibir cada paciente, la dieta puede ser determinada y se pueden
definir diferentes niveles, incluyendo características de dieta cubierta en el
pago de estancia o no, o dietas incluso para acompañantes.
Mensajes
del Sistema
Todos los mensajes de error o condiciones especiales son ajustables de
acuerdo a las necesidades del centro hospitalario y pueden ser modificados de
acuerdo a cada caso para garantizar una comprensión adecuada de los mismos.
Menús
Personalizados
El sistema provee los mecanismos necesarios para generar diferentes perfiles
de usuario de acuerdo a cada necesidad, cada uno de ellos puede estar asociado a
diferentes menús los que son configurables por el centro hospitalario, pudiendo
crear menús para cada caso particular (estaciones de enfermería, cajas,
bodegas, etc.).
Usuarios
El primer nivel de control de seguridad del sistema está dado por la clave
de usuario (userid). Si el usuario no está registrado el sistema no le permite
acceso al sistema. El usuario luego de ser registrado debe obtener acceso al
subsistema adecuado, en este proceso se determina su nivel de acceso a cada
programa, el menú personalizado que se le asignará y la impresora de defecto
que usará.
Niveles de Seguridad por
Programa
Para garantizar un nivel adecuado de seguridad el sistema provee un mecanismo
de control de acceso por programa, si el usuario tiene acceso a un subsistema,
el sistema revisa luego el nivel de acceso y lo compara con la del programa que
quiere correr, si el nivel es el adecuado puede ingresar. Si logra ingresar, hay
otro nivel más que es el tipo de acceso que puede ser consulta, actualización,
modificaciones y creación de registros.
En este punto el sistema permite realizar el mantenimiento de los niveles de
seguridad por cada programa del sistema.
Empresas
Los sistemas financieros y de administración son multiempresa, es decir
pueden llevar el control de más de una empresa al tiempo, por ejemplo, si el
hospital requiere llevar el control de alguna de sus unidades operativas como
otra empresa, puede controlarlo en el mismo sistema con otro código de empresa.
En este punto el sistema permite el mantenimiento de información básica de
cada una de las empresas.
Impresoras
En un ambiente complejo como un centro hospitalario se requieren gran
cantidad de impresoras las mismas que pueden ser acezadas por los usuarios para
imprimir documentos o para redireccionarlos a otros departamentos. Cada
impresora puede ser configurada con características especiales de configuración
con este módulo.
ADMISIONES
El sistema provee dos mecanismos de admisión de pacientes, el primero, por
el área de urgencias y el segundo directamente por hospitalización. Aunque
incluye mecanismos para registrar pacientes directamente a través de Consulta
Externa y por Medios Diagnósticos.
Registro
de Triage
El sistema inicia por el registro del paciente a la entrada de Urgencias, en
la estación de Triage, en ésta, se registra la condición de ingreso del
paciente, diagnóstico de entrada, razón de la atención, causas y medios, médico
que atiende, condición de consciencia, y datos básicos para identificación
como sexo, raza, estatura, rasgos físicos distintivos, nombres, apellidos y
documento de identificación.
Una vez que el paciente es registrado, el sistema monitorea la ubicación en
la que se encuentra y por cada movimiento el sistema registrará el evento, de
tal forma que es fácil ubicar al paciente en cualquier servicio en el que se
encuentre.
Admisión
Urgencias
Una vez que el paciente fue registrado en el Triage, el paso siguiente es,
una vez que se encuentra estabilizado y/o haya familiares o conocidos cercanos
que puedan garantizar la información, el sistema provee el mecanismo de
registro de admisión por urgencias en donde se registran los datos básicos
necesarios para garantizar el pago posterior de la factura, entre ellos, el código
únicos de empresa responsable y el plan al que se encuentra afiliado el
paciente.
Adicionalmente el sistema permite la confirmación del diagnóstico de
entrada, razones y causas de ingreso y comentarios que serán visualizados en
las estaciones de caja.
El sistema puede manejar dos clases de pacientes ambulatorios, con estancia y
sin estancia, solución definida para determinar dos tipos de atenciones, la
primera dirigida al paciente crítico o en condición de requerimiento de atención
importante y otra para aquellos que requieren simplemente atención básica,
orientada a raspaduras, golpes menores, y enfermedades que no ameritan control
en sala de observación. En el primer caso el paciente es controlado por el
servicio en la estación de enfermería, asociada a una ubicación (cama o
camilla) y en el segundo casos lo cargos son realizados directamente a su cuenta
desde cualquier unidad de cargo o estación de enfermería.
Admisión
Hospitalización
En el caso de que el paciente entre al hospital con una orden de ingreso el
sistema lo registra a través de la unidad de Admisión de Hospitalización en
la que se registra toda la información demográfica del paciente, se le asigna
historia clínica y se determinan las condiciones de pago de la factura del
paciente.
En el caso de que el plan al que se solicite registro (Responsable/Plan) así
lo determine el sistema valida que el paciente se encuentre registrado
previamente en la base de datos enviada por la empresa responsable al hospital y
registrado en el sistema de Convenios.
Si el paciente no está registrado, el hospital puede validar telefónicamente
la información y si es el caso, registrarlo manualmente en la base de datos
respectiva.
Administración
de Habitaciones y Camas
El sistema de Admisiones cuenta con un mecanismo muy completo para la creación
de habitaciones, salas, camas y camillas de acuerdo a los requerimientos específicos
del hospital.
El sistema permite crear salas múltiples con hasta 99 camas por sala, o
habitaciones con una o varias camas. La unidad básica es la cama o camilla que
está asociada a una habitación o sala y esta a su vez a un departamento
operativo.
Cada cama puede ser de un tipo diferente asociada a su vez a una tarifa
determinada que puede variar, al igual que todos los cargos del sistema por cada
plan tarifario.
El cálculo de los cargos por estancia es automático, no es requerido
cierres diarios, el sistema abre la unidad básica estableciendo la fecha exacta
de apertura, con hora y minuto y luego al cerrarla el sistema realiza los cálculos,
basados en las formulaciones que se hayan determinado, para establecer el valor
correcto en la cuenta del paciente.
Las habitaciones pueden ser puestas en estado de mantenimiento o pueden
cambiarse individual o grupalmente de tipo (cama a camilla, cama real a cama
virtual, o viceversa) o puede cambiarse la categoría de tarifa.
Quirófanos
Cada uno de los quirófanos puede ser identificado en el sistema lo que
permitirá en lo posterior que cada procedimiento esté asociado a una unidad de
atención y se puedan realizar análisis de ocupación real de uso de salas de
cirugía.
Al tiempo que se definen los quirófanos se determinan las cuentas de costo
para el cargo de Derechos de Sala.
Censo
El sistema posee un mecanismo de emisión de censo que está presente en los
menús operativos de estaciones de enfermería, cargos generales y caja. En cada
caso los listados pueden involucrar a todos los pacientes, los pacientes
ambulatorios o los hospitalizados o los que se encuentran registrados en camas
pertenecientes al departamento solicitante.
ESTACIÓN
DE ENFERMERÍA – PISOS
El núcleo central del sistema es el módulo de estaciones de enfermería que
permite la operación del personal auxiliar médico sobre las cuentas de los
pacientes y los registros médicos necesarios para los RIAS (Registro Individual
de Atención en Salud) que soportarán posteriormente la factura final.
El módulo provee al personal operativo control sobre los pacientes
ingresados en alguna de las camas o camillas perteneciente al departamento de
control.
Operaciones de la Estación de Enfermería:
Asignación
de Habitaciones:
El sistema provee al personal médico la posibilidad de asignar habitaciones
libres a pacientes que ingresan al servicio, dando con esto, la garantía de que
se realice el cargo correcto, en el momento exacto en que se ejecuta la acción.
Es importante notar que si el paciente no está ingresado en el servicio, el
sistema no permite el registro de ningún otro cargo o procedimiento desde el
servicio.
Al momento del ingreso el sistema requiere información sobre el médico que
autoriza la ocupación, el diagnóstico de entrada y el origen del traslado o
remisión, información fundamental para el seguimiento del paciente y RIAS.
Manejo
de Ocupaciones:
El personal del servicio puede realizar algunas operaciones importantes con
la estancia del paciente, entre ellos, mover al paciente de una ubicación a
otra o poner en mantenimiento alguna de las camas que están bajo su control.
Cierre
de Estancia
Una de las funciones más importantes a realizar en la estación de enfermería
es el cierre de la ocupación, que a más de cerrar el ciclo de cálculo de la
estancia también emite el documento de salida del servicio y la orden de
transferencia del paciente a otro servicio del hospital, registrando el médico
que autoriza y el diagnóstico de salida del servicio, otro importante dato médico
de seguimiento y RIAS.
Una vez que el paciente se encuentra registrado en una estancia perteneciente
al servicio, el personal auxiliar médico puede realizar todas las operaciones
de atención relacionadas al paciente.
Registro
de Cargos Directos
El cargo directo se refiere al registro de eventos que afectan directamente
la cuenta del paciente sin intervención de procesos especiales. Entre ellos,
por ejemplo, se cuentan las curaciones, inyectología, registro de visitas médicas,
uso de equipos especiales, cargos de oxígeno, etc. es decir todos aquellos que
no pertenecen a las siguientes categorías que tienen manejos especiales:
Registro
de Medicamentos y Materiales
Los medicamentos y materiales son cargados directamente a la cuenta del
paciente al momento de realizar la solicitud u orden de despacho, la misma que
se realiza contra la bodega (o las bodegas) asignada al servicio y sobre la
cual, el usuario tenga autorización.
Registro
de Medios Diagnósticos
Los exámenes de Laboratorio, Imagenología, Exámenes Patológicos (y otros
que se definan), son realizados a través de un módulo especialmente diseñado
para este fin que permite al usuario detallar cada uno de los exámenes
solicitados, en forma inmediata son cargados a la cuenta del paciente y se
encuentran listos para ser procesados por el departamento al que se le está
realizando la solicitud (laboratorio general, imagenología, etc.) . Con esto se
garantiza que el cargo se realiza contra la cuenta del paciente previo siempre.
Registro
de Procedimientos
Los procedimientos que no requieren el uso de salas complejas de cirugía son
cargados directamente desde las estaciones de enfermería, en este módulo se
requiere la información básica como cirujano, anestesiólogo, tiempo quirúrgico
y tiempo de anestesia, a más de información básica requerida por el RIAS.
El sistema calcula internamente, sin intervención del personal médico el
valor correcto de los cargos involucrados y los carga a la factura
correspondiente.
Registro
de Diagnósticos
El sistema permite al personal médico registrar los diagnósticos evolutivos
del paciente, los mismos que luego servirán para analizar la evolución del
paciente.
Operación
de Inventario Departamental
El sistema cuenta con un módulo completo de administración de inventario
departamental basado en mínimos de reposición automática por subalmacén, en
la estación de enfermería se pueden registrar cambios en los mínimos y máximos
requeridos, emisión de listados de existencias para control de inventario físico,
emisión de listados de solicitudes pendientes o reimpresión de documentos de
descargo a pacientes.
Descargo
por Consumos
No todos los productos son cargados a la cuenta de los pacientes, algunos son
productos de consumo, como material de limpieza, desinfección, útiles de
oficina, estos son descargados por rubro de gastos a través de un módulo
especial en cada estación de enfermería con lo que se garantiza su reposición
inmediata por parte de la bodega o almacén principal.
Consulta
de Detalles de Cargos
El personal médico puede desde la Estación de Enfermería consultar la
cuenta del paciente hasta ese momento, imprimir documentos de respaldo de cargos
previos e incluso en caso de tener las autorizaciones respectivas realizar
modificaciones y anulaciones de cargos realizados al paciente.
CIRUGÍA
Debido a la necesidad de registrar gran cantidad de información relacionada
a un procedimiento quirúrgico y organizar la programación de procedimientos
quirúrgicos el sistema cuenta con módulos especiales para realizar estas
funciones.
Registro
de Procedimientos Quirúrgicos en Cirugía
Hay que hacer una distinción entre procedimientos realizados en Cirugía con
aquellos realizados en áreas de urgencias o consulta externa.
Los procedimientos quirúrgicos realizados en Cirugía aplican a pacientes
hospitalizados o de Urgencia con estancia y requieren que el paciente esté
completamente identificado desde el punto de vista del hospital.
El personal médico selecciona el paciente directamente del registro de
hospitalizados o de urgencias y registra la información necesaria, como
procedimiento, permitiendo incluso detallar el caso, observaciones médicas,
cirujano, ayudantes, anestesiólogo, circulantes e instrumentista, quirófano en
el que se realiza el procedimiento, tiempo real de cirugía, tiempo de
anestesia, uso de equipo especial, diagnóstico de entrada, diagnóstico a la
salida, incluso el sistema permite el registro de intervenciones múltiples ya
sea por una misma vía o bilateral o varias vías de acceso, y el sistema
internamente realizará los cargos a los montos correctos.
El sistema permite registrar diagnósticos, otros procedimientos, cargos y
otros consumos durante el proceso de registro quirúrgico.
Al finalizar la cirugía el sistema puede programar citas de control en
consulta externa afectando directamente el registro de asignaciones de citas de
tal forma que el personal del área respectiva pueda asignar las citas con
antelación.
Programación
de Cirugías
Para garantizar una correcta provisión de equipo, personal y elementos
materiales como medicamentos o consumibles, el sistema provee los módulos
necesarios para registrar con antelación el procedimiento a realizar, el médico,
paciente, personal involucrado, tiempo estimado de atención y otra información
útil. Adicionalmente el sistema provee los mecanismos para mover la fecha u
hora y para cancelar el procedimiento, estableciendo las razones de cancelación.
Consultas
de Programaciones
El sistema cuenta con la herramienta necesaria para permitir la consulta e
impresión de las programaciones de cirugías, por quirófano, por
procedimiento, por rango de fechas, por médico, por paciente, etc. haciendo más
fácil la operación de un centro quirúrgico.
URGENCIAS
El sistema cuenta con los módulos necesarios para realizar el proceso de
control y manejo de los pacientes de urgencias a través de módulos que se
personalizan para cada función.
El módulo de Urgencias utiliza:
Módulo de Triage
Módulo de Admisión Urgencias
Módulo de Estaciones de Enfermería
Ingreso
de Paciente Ambulatorio
Cuando es necesario que el paciente que ingresa por Urgencias sea
hospitalizado, la calidad del paciente cambia de acuerdo a las definiciones del
sistema por lo que es necesario que el sistema provea este mecanismo. Este módulo
cierra la factura de urgencias, transfiere los datos registrados previamente a
una nueva factura de tipo hospitalización, realiza la liquidación de cargos y
los mueve a la nueva factura. Todo esto en forma automática, a partir de este
momento el paciente puede ser admitido en alguno de los servicios de
hospitalización. Este módulo funciona en forma similar para pacientes de
Urgencias como para pacientes de Consulta Externa.
CONSULTA
EXTERNA
El sistema de Consulta Externa está formado por los módulos necesarios para
controlar la operación de los servicios de Consulta Externa que operan
integrados a todo el sistema.
Control
de Agendas
Por cada relación consultorio/médico definido previamente, el sistema
permite determinar la agenda, definiendo o una fecha determinada o un rango de
fechas y las horas de atención por cada día de la semana, adicionalmente el
sistema controla el tiempo promedio de cada consulta de tal forma que puede
automáticamente asignar el número de citas disponibles en base a ese estándar.
Caja
de Consulta Externa
Para precautelar que el sistema registre consultas con pago garantizado, el módulo
de Caja asociado a la operación de Consulta Externa permite el pago de citas o
procedimientos que luego serán programados a través de la asignación de cita
en consulta externa, los pagos pueden ser realizados en efectivo o cheque, y de
requerirlo el hospital, puede hacer uso de la cartera de letras para pacientes.
En caso de que el paciente esté registrado en la base de datos de
autorizaciones y cumpla con los requisitos indispensables, el sistema carga la
factura del paciente a la empresa responsable. Si es necesario y aplica el
sistema cobra solo la parte definida como copago requerido en el módulo de
convenios.
Este módulo a más de ser útil para el personal calificado como autorizado
para manejar caja de valores también puede ser utilizado por personal del área
de servicio con la única salvedad de que no permite a éste el manejo de
efectivo y solo aplica para citas o procedimientos cubiertos 100% por una
empresa responsable.
El sistema opera adicionalmente en forma particular para el procesamiento de
caja de procedimientos quirúrgicos en C/E.
En la medida que es necesario, el sistema de Consulta Externa puede realizar
pre asignaciones de citas a los pacientes, las mismas que deben ser canceladas
previa a la ejecución de la misma, el sistema de caja realiza la función de
cancelación.
De la misma manera, en caso de que el medico requiera que a un paciente se le
abra historia clínica en el hospital, el sistema de caja posee el mecanismo
para registrar la información necesaria y cobrar este concepto, siempre con
cargo al paciente.
Asignación
de Citas
Una vez que el sistema registra el pago de una cita, el servicio puede
terminar la función de asignación, determinando el médico, la hora y fecha en
la que el paciente va a ser atendido, emitiendo la boleta respectiva para que el
paciente se acerque a su cita.
Elaboración
de Documento para Estadísticas
Diariamente el sistema, al final del día emite un listado, que también
puede ser consultado en pantalla, para uso del departamento de Estadísticas o
quien controle las historias clínicas de los pacientes, para que entregue a
primera hora y antes de que el paciente sea atendido, las historias clínicas
requeridas, de esta forma los servicios no solicitan esta información sino que
está disponible en el sistema en cualquier momento.
Ejecución
de Citas
Al momento de registrar la ejecución de citas, el sistema permite la impresión
del documento de RIAS para todos los pacientes de un turno o individualmente,
establece el diagnóstico, permite la realización de cargos adicionales como
medicamentos o materiales, medios diagnósticos, o uso de equipo especial y lo
registra en la factura del paciente.
En caso de que la cita no se cumpla el sistema registra la causa individual
de no cumplimiento para efectos de estadísticas o medidas punitivas
posteriores.
Pre
Asignación de Citas
Ya sea como resultado de una cita con el médico o por necesidad de registrar
solicitudes de citas por vía electrónica o telefónica, el sistema permite la
asignación de citas futuras, las mismas que previo a su ejecución deberán ser
canceladas en caja.
Operación
con Citas
Las citas pueden ser movidas de un día a otro, canceladas por decisión del
paciente o del médico tratante, siempre que sea previo a la ejecución.
MÉDIOS DIAGNÓSTICOS
El sistema como un todo separa por efectos de control y facilidad de uso el módulo
de medios diagnósticos, en este módulo se registran las transacciones
relacionadas.
Como se había mencionado anteriormente el sistema permite definir diferentes
tipos de Medios Diagnósticos, cada uno asociado a diferentes procedimientos,
por ejemplo, Laboratorio General, Laboratorio de Urgencias, Imagenología,
Patología y otros, note que incluso pueden existir dos laboratorios o más,
(general y de urgencias) que aunque realizan los mismos procedimientos, uno de
ellos procesa un subset de otro.
El módulo de Medios Diagnósticos incorpora dos funcionalidades
fundamentales, la primera orientada al departamento final que ejecuta el examen
y el segundo orientado a la realización de cargos al tiempo que a las
solicitudes que opera conjuntamente con el módulo de estaciones de enfermería
y cargos generales.
Módulo de Departamento
de Medio Diagnóstico
En este módulo, orientado a la prestación del servicio, el usuario puede
tener acceso a todos los exámenes solicitados no procesados aun de tal forma
que a la llegada de las muestras pueda conocer anticipadamente lo que se
requiere y por otro lado realizar cargos directamente a la cuenta del paciente
para quien se ha solicitado un examen pero no se ha realizado el cargo
respectivo garantizando de esta forma que el procedimiento siempre es cargado a
la cuenta del paciente, ya sea por el departamento solicitante o por el
ejecutante.
Desde este módulo el departamento ejecutante puede marcar los procedimientos
ya ejecutados y listar a requerimiento aquellos que están pendientes, incluso
puede asignar a cada caso un estado, que pudiera ser, a requerimiento,
pendiente, muestra recibida, muestra procesada, en proceso, ejecutado, etc. de
acuerdo a sus necesidades.
Por otro lado este módulo provee un mecanismo para servir a pacientes
completamente ambulatorios que llegan al hospital directamente a realizarse un
procedimiento de medios diagnósticos y nada más, el sistema permite la
apertura de la factura y el cargue de los medios diagnósticos, incluso de
medicamentos y materiales como medios de contraste o similares asignados al
departamento.
Medios Diagnóstico en
Estaciones de Enfermería
La solicitud de un examen o procedimiento diagnóstico, en términos
generales se realiza en las estaciones de enfermería donde el paciente es
tratado, este módulo contiene lo necesario para procesar los cargos respectivos
y elaborar las solicitudes.
PLANES Y CONVENIOS
Uno de los factores de éxito más importantes de un sistema hospitalario es
su capacidad de poder definir, clara y efectivamente a través del sistema
informático las negociaciones que realiza con las empresas contratantes de sus
servicios, sean estas EPS, ARS, Empresas Prepago, etc. y cada uno de los planes
de cobertura con el Hospital o IPS.
El sistema de convenios cubre esta necesidad, proveyendo los mecanismos para:
Creación y
Mantenimientos de Planes Tarifarios
El sistema permite crear diversos planes tarifarios, aplicables para cargos
directos, medios diagnósticos, procedimientos quirúrgicos e incluso
medicamentos y materiales.
Los planes pueden ser creados ítem por ítem o pueden ser generados a partir
de la base de uno ya existente.
En este módulo se define no solo la tarifa individual por cargo, sino
incluso la cobertura de la empresa contratante y si es del caso el copago
requerido.
Creación y Mantenimiento
de Convenios
El convenio, consistente en la relación de Empresa Responsable y Plan
Tarifario se define a dos niveles, el primero, el relacionado al control del
paciente afiliado, es decir se determina el monto máximo de cobertura
individual y el requerimiento o no de estar registrado en una base de datos de
autorizaciones.
En este mismo módulo se registran las fechas de inicio y fin de vigencia del
compromiso y los montos esperados de la negociación.
Adicionalmente, en el caso de que la empresa contratante con el centro
hospitalario caiga en mora de pago y se desee suspender el crédito, este módulo
permite realizar esta tarea.
Para que pueda registrarse un convenio, la empresa contratante debe estar
registrada contablemente en el sistema a través del módulo de control de
individuales con toda la información de negociación requerida.
En este módulo también se puede determinar el convenio complementario para
cada convenio existente, es decir, el plan que cubre lo que el plan afectado no
cubre.
De esta forma el sistema de facturación avanzada puede luego en forma automática
procesar nuevamente las facturas y separar estas en diferentes empresas
dependiendo del nivel de cobertura.
GESTIÓN AVANZADA DE
FACTURACIÓN
La constante democratización y oferta de servicios prepagados, y las
coberturas particulares corporativas de los servicios de salud en los países
latinoamericanos ha vuelto muy compleja la tarea de liquidar una factura de
servicios de salud, muchas veces a más del paciente se encuentran involucrados
más de una empresa responsable, la empresa proveedora a la que el paciente se
encuentra afiliado, alguna compañía de seguros, la empresa en la que el
paciente trabaja, alguna institución gubernamental, incluso alguna institución
de beneficencia o programa especial. Cada una cubriendo una parte del todo o de
cada cargo en la factura del paciente.
El sistema incluye un módulo complejo que permite usando diferentes
mecanismos realizar reliquidación de una factura, separación de una factura en
varios responsables por monto o porcentaje de cobertura, separación de una
factura en varios responsables por cobertura de plan, separación por una
combinación de factores o separación cargo a cargo, de acuerdo a las características
requeridas.
Cada empresa recibe al final del proceso una factura limpia con el detalle de
lo que corresponde a su cobertura.
GESTIÓN DE DIETÉTICA
El sistema incluye un módulo que permite registrar el tipo de dieta
requerida por el paciente, administrado por cada servicio, el usuario determina
la dieta a ser preparada para cada paciente determinado.
Provee los programas necesarios para imprimir estas en la sección
correspondiente, y registrar su preparación y entrega.
Adicionalmente el sistema provee un programa que permite en un período de
tiempo realizar estadísticas de consumo por tipo de dieta, servicio, e incluso
oportunidad de la entrega.
INVENTARIOS
DEPARTAMENTALES
El sistema de inventarios es integral y permite el manejo de múltiples
bodegas y mostradores de despacho con controles completos de acceso por usuario
a cada uno de los dispositivos (bodegas, mostradores), las transferencias de
reposición son automáticas y controladas centralizadamente desde el mostrador
principal
Sin embargo desde cada uno de los servicios existen algunas tareas que se
realizan que son propios de cada departamento:
Descargo de Medicamentos
y Materiales con Cargo a la Cuenta del Paciente
En términos generales todo medicamento o material utilizado debe ser cargado
a la cuenta del paciente desde el departamento que lo requiere. Para ello el
sistema requiere la bodega y el mostrador desde donde se realiza el cargo.
La búsqueda de los productos es completa, puede realizarse por código,
descripción, genérico, aplicación, fabricante, o información adicional de
clasificación.
El descargo se realiza y se carga a la factura del paciente a la tarifa del
hospital, en caso de existir, a la tarifa pactada con la empresa responsable, al
tiempo que se realiza se contabiliza el costo de ventas contra el inventario
correspondiente. Al cierre de la factura se contabiliza el ingreso a ventas.
En caso de ser necesario el sistema provee el mecanismo de anulación, lo que
significa realmente ejecutar un reverso operativo y contable del proceso, de
igual manera puede registrarse el reingreso por devolución.
Descargo de Medicamentos
y Materiales sin Cargo a la Cuenta del Paciente
Dependiendo del procedimiento quirúrgico a realizar, el sistema puede
realizar un descargo de medicamento sin afectación a la cuenta del paciente,
registrando este como costo de ventas pero sin registro de ingreso por venta ya
que dependiendo del convenio un valor fijo por materiales y medicamentos ya ha
sido previamente cargado a la cuenta del paciente.
Recuperaciones de
Materiales y Medicamentos
En ocasiones, los medicamentos ya cargados o no a la cuenta del paciente, no
registrados como devoluciones, quedan sin ser usados ni registrados
posteriormente a la salida del paciente del hospital, el sistema provee un
mecanismo que permite el registro del reingreso afectando inventarios en forma
inmediata y realizando la contabilización adecuada.
|