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GESTION FINANCIERA

Todos los sistemas de Gestión Operativa o Gestión Administrativa proveen en forma directa y en línea la información necesaria para que los sistemas financieros procesen la información necesaria. Cada tarea involucrada con cambio de la situación financiera refleja inmediatamente el asiento contable respectivo proveyendo con ello una herramienta fundamental para la toma de decisiones, análisis financiero y mejoramiento permanente de la rentabilidad del negocio.

Todos los sistemas de Gestión Financiera son Multiempresa, lo que significa que independientemente pueden controlar operaciones no solo del centro hospitalario sino incluso de empresas asociadas.

CONTABILIDAD

Para reforzar el análisis de resultados financieros, el sistema integra dos mundos contables que a menudo se consideran irreconciliables, por una parte el requerimiento fiscal o gubernamental de presentar informes financieros en formatos estándares lo que muchas veces provoca que la empresa se ate a un plan contable que no necesariamente representa los intereses de la administración en cuanto a información analítica. Por ello, el sistema cuenta con dos modelos contables integrados, por una parte, un sistema contable orientado a costos y otro sistema contable de cuenta directa orientado a la presentación fiscal de documentos (en Colombia PUCH).

El sistema cuenta con un módulo completo de contabilidad orientado a costos, diseñado especialmente para soportar por una parte los requerimientos de instituciones gubernamentales de control y por otra parte el requerimiento natural del administrador hospitalario de poseer una herramienta de análisis financiero para la toma de decisiones.

CONTABILIDAD GENERAL CON ORIENTACION A COSTOS

El núcleo de iHOSPITAL es la Contabilidad General con Orientación a Costos, este sistema ha sido desarrollado pensando en el control de Costos por Departamentos y por Elementos de Ingreso, Gasto y Costo de tal forma que a cada Centro se le asignen las posibles permutaciones, es así como se forma la cuenta de movimiento.

El sistema controla cuatro niveles de totalización por cada Centro, un nivel adicional por Elemento y permite la permutación de cuentas auxiliares que son controladas externamente a través de un sistema de control de individuales que provee información a todos los subsistemas.

Ejemplo:

Centros:

Ingresos         6
Ingresos Médicos    6.01
Cirugía ---->Departamento   6.01.01
Quirófanos        6.01.01.01
Medicamentos            6.01.01.02
Otros Ingresos Departamentales 6.01.01.03
Terapia Intensiva             6.01.02
Camas de Terapia Intensiva - Det 6.01.02.01
Medicamentos       6.01.02.02
Otros Ingresos Departamentales 6.01.02.03

Elementos:

Uso de Quirofano 1 9001
Uso de Quirofano 2 9002
Curaciones 9003
Uso de Oxigeno 9004

De esta forma el cargo a los pacientes por uso de Oxígeno en Cirugía se contabilizará en la cuenta:

Uso de Oxígeno en Cirugía 6.01.01.03-9004

y el cargo a los pacientes por el uso de Oxígeno en Terapia Intensiva, en la cuenta:

Uso de Oxígeno en Terapia Intensiva 6.01.02.03-9070

Después, es fácil obtener informes especiales como el RESUMEN POR ELEMENTO DE INGRESO:

9070 Uso de Oxígeno Anterior Movimiento Acumulado
6.01.01.03 Cirugía 150.000 200.000 350.000
6.01.02.03 Terapia 100.000 120.000 220.000
TOTAL Uso de Oxigeno 250.000 320.000 570.000

de igual forma se estructuran los RESUMENES por ELEMENTOS de GASTO y COSTO.

De tal forma que es rápido analizar ingresos o gastos por Departamento y por rubro de gastos, lo que ayuda a la optimización de recursos.

El sistema de contabilidad provee entre otras facilidades:

Control por Centros (Ingresos, Costos, Gastos)
Control de Elementos de Gasto / Ingreso / Costo / Mixtos
Consolidación de Cuentas Corrientes
Emisión de Balances de Comprobación
Emisión de diarios de Contabilidad
Emisión de Estados Financieros
Consulta de Saldos en Terminal a requerimiento y en línea
Resumen por tipo de Elementos
Elaboración de Informes Especiales
y muchas más.

CONTABILIDAD DIRECTA (o PLAN UNICO DE CUENTAS)

La tradicionalidad del manejo contable de muchas instituciones, requiere el manejo de cuentas contables, definidas en forma directa y de esta manera, incluso presentar estados financieros y resúmenes fiscales tradicionales.

Las cuentas son definidas por el usuario en un modelo tradicional y permiten la emisión de:

Emisión de Balances de Comprobación
Emisión de Diarios de Contabilidad
Emisión de Estados Financieros
Consulta de Saldos en Terminal a requerimiento y en línea
Elaboración de Informes Especiales Definidos por el Usuario

CONTROL DE CUENTAS INDIVIDUALES

El concepto de cuenta individual única permite con facilidad lograr estados de situación consolidados para los cuenta correntistas, ya que un código auxiliar identifica plenamente a la cuenta, no importa cual sea el movimiento, el subsistema, el centro y elemento o la cuenta mayor imputada.

Ejemplo:

INTEGRA S. A. Código: OT15

1.02.02.23.0045.OT15 Anticipo a Proveedores- INTEGRA S.A.

2.02.03.12.0094.OT15 Cuentas por Pagar- INTEGRA S.A.

El sistema de Control de Individuales garantiza la unicidad de codificación y control de información vital para toda la empresa, a más de direcciones, NIT o Números de Documentos de Identificación, dirección de correo, teléfonos, GRUPO DE CLASIFICACION, indicadores de exoneración de IVA, ICA o Retención en Fuente, Nombre Comercial, de:

Clientes

Adicionalmente, información necesaria de crédito, montos máximos de crédito, formas de aceptación de documentos, direcciones de entrega y contactos de negocios.

Empleados

Información demográfica Básica, porcentajes de comisiones en caso de vendedores y cobradores.

Proveedores

Información general de negociación, moneda de compras, direcciones adicionales y nombres de contactos.

Cuentas Bancarias
Compañías de Seguro
Empresas Asociadas
EPS
ARS
AFP
IPS
Definiciones Contables
Individuales requeridos para efectos contables como:
Bodegas
Mostradores
Usuarios del Sistema (Cajeros)
Departamentos
Especializaciones

Los Grupos de Clasificación permiten relacionar los Individuales entre sí, definiendo asociaciones necesarias para la empresa, como grupos financieros o empresariales, empresas con similitud de intereses, etc. dependiendo de las necesidades del administrador.

 

CAJA HOSPITALARIA

El sistema de Caja es un producto integrado a todos los sistemas y permite realizar recepción de pagos en cualquier punto del hospital, sobre cualquier transacción pendiente, ya sea de pacientes o de empresas responsables.

Módulo de Caja Hospitalaria

El Núcleo de este sistema es el módulo operativo de caja, éste permite al usuario realizar las siguientes funciones:

Cobro de valores directamente de los pacientes en diferentes formas:

Efectivo
Cheques
Tarjetas de Crédito
Letras y Documentos
Registro de Impuestos retenidos por empresas.

Autorizaciones de:

Crédito de empresas

Descuentos a pacientes:

Global a la factura
Detallado por cargo

Consulta de Pagos realizados por el paciente.

Consulta detallada de cargos en la cuenta del paciente con la opción de imprimir el detalle o un resumen o incluso cada cargo detalladamente.

Impresión detallada de los medicamentos y materiales utilizados para la atención del paciente.

Impresión de prefactura en formato propio del hospital, en formato libre, en forma detallada o resumida agrupada por conceptos de cargo.

Elaboración de Notas de Crédito para devolución al paciente por efectos de exceso en los abonos u otros conceptos.

Como el sistema recibe los cargos en forma inmediata desde los centros de servicio, el sistema de caja emite cortes de cuenta en cualquier instante con el total real de la cuenta del paciente ya ingresado.

Consulta de Cartera Interna

El sistema cuenta con un módulo especialmente diseñado para proveer la consulta y seguimiento de cuentas de pacientes que se encuentran en servicio en el sistema. Este módulo permite emitir el corte de cuenta del paciente y emitir informes en forma de recordatorio de pago o solicitud de pago.

Consulta y Cierre de Caja

El usuario cajero debe cerrar al final de su turno, (que es iniciado automáticamente por el sistema), su caja, para ello con un procedimiento sencillo, el sistema provee el cierre y emisión de documentos de soporte respectivo.

Auditoría de Caja

Para los usuarios de control, el sistema provee un mecanismo de control de auditoría que permite que el usuario de control de auditoría realice un corte de una caja y se pueda dirigir a ella para elaborar una cuadratura en cualquier momento.

Depósito de Caja

Una vez que los usuarios cajeros han realizado su cierre de turno, el sistema provee el mecanismo para que el personal de tesorería pueda transferir los valores en cajas temporales hacia una cuenta de banco registrando la transacción en el sistema de bancos, realizando la contabilización de la misma y emitiendo los informes requeridos.

BANCOS

El sistema de Bancos está íntimamente ligado a la operación de Caja Hospitalaria y a los diferentes módulos de Cuentas de Cobrar, Cuentas por Pagar y Contabilidad.

El sistema permite el manejo de diferentes cuentas en diferentes instituciones bancarias.

Cada cuenta en cada institución bancaria puede ser de diferente tipo e incluso manejar moneda distinta.

Todas las transacciones son definidas por el usuario y controlan operaciones como:

Cheques
Depósitos
Retiros de Efectivo
Transferencias entre Cuentas
Depósitos de Terceros (cruce con Cuentas por Cobrar)
Depósitos a Terceros (cruce con Cuentas por Pagar)
Registro de Pagos de Tarjetas de Crédito (cruce con Cuentas por Cobrar)
Registro de Depósitos de Caja (cruce con Caja)
Otras requeridas por los usuarios finales

Cada transacción involucra en forma inmediata el comprobante contable respectivo en línea y los saldos son afectados inmediatamente.

En el caso de cuentas de diferentes monedas a la moneda corriente el sistema lleva un control de inventario real en moneda extranjera independiente para cada cuenta.

El sistema permite realizar las conciliaciones bancarias en cualquier momento, a requerimiento del usuario.

El cualquier instante es posible emitir reportes de situación bancaria con una periodicidad mensual. Al tiempo que todas las transacciones pueden ser consultadas en línea.

CUENTAS POR COBRAR

El subsistema de Cuentas por Cobrar en forma natural recibe directamente del subsistema de Caja la información base, procesa y controla las deudas contraídas por los pacientes (o sus empresas auspiciantes) hasta el cobro final.

Provee mecanismos de control por cobrar y reporta vencimientos y presupone vencimientos futuros de tal forma que se pueda prever la cobranza.

El sistema es totalmente interactivo y está conformado por módulos de:

Procesamiento de Documentos:

Cheques post-fechados
Documentos (letras o pagarés)
Facturas
Control de Anticipos
Generación y Control de Notas de Débito
Generación y Control de Notas de Crédito

Operaciones Generales:

Cruce de Cuentas
Conciliación de Deuda
Consulta de Transacciones
General
Por cliente
Por transacción
Por fecha
etc.

Emisión de Estados de Cuenta
Reportes Periódicos
Reportes por Grupos de Consolidación
Reportes por Tipo de Documento
Reportes Generados por el Usuario
Generación de Cuentas de Cobro
Entrega de Documentos de Soporte
Emisión de Documentos Electrónicos de Cobro
Reportes especiales de comprobación de cartera Vencida o por Vencer

Posee su propio control de cheques cobrados y registro de depósitos, los que afectan al subsistema de Bancos y obviamente a Contabilidad.

Es capaz de convertir una deuda, por ejemplo, de factura en documentos o de factura en cheques post-fechados.

Está integrado directamente con el subsistema de Caja y Control de Bancos, contabiliza sus transacciones en forma inmediata.

COMPRAS

En un ambiente hospitalario descentralizado es importante el control de compras de medicamentos, repuestos y suministros, y su administración puede reducir costos y agilitar los procesos de pago a proveedores y provisión de recursos.

El subsistema de COMPRAS controla las órdenes de compra emitidas por cada uno de los departamentos, registrando toda la información pertinente. Estas órdenes de compra son luego procesadas y usadas para validar el ingreso de los artículos a la bodega principal o a las departamentales, dependiendo del tipo de producto, la compra afecta las diferentes cuentas contables y actualiza el inventario respectivo.

El subsistema de COMPRAS incluye funciones para el registro y control de :

Solicitudes Departamentales de Compra
Solicitud a Proveedores de Cotizaciones
Ordenes de Compra
Ingreso de Mercadería física a bodega
Registro de las facturas de los proveedores
Devoluciones y generación de notas de crédito

Una vez que el sistema ha procesado una compra y se han registrado los diferentes ingresos de mercadería debidamente autorizados, automáticamente realiza los registros respectivos en contabilidad y genera las transacciones al sistema de CUENTAS POR PAGAR para que sean procesados los desembolsos respectivos.

CUENTAS POR PAGAR

Una vez que una transacción de compra es registrada por el subsistema de COMPRAS o en el módulo de COMPRAS LOCALES en el subsistema de INVENTARIOS, el subsistema de CUENTAS POR PAGAR las recibe y las procesa.

Una vez que se encuentran bajo el control de CUENTAS POR PAGAR, el sistema tiene la capacidad de procesar cada una o todas las obligaciones por proveedor.

El control de las obligaciones generadas por la adquisición de productos para consumo, se realiza a través de los diferentes subsistemas como COMPRAS o INVENTARIO GENERAL los que generan transacciones con los proveedores.

El subsistema de CUENTAS POR PAGAR realiza los pagos y/o conversiones a documentos, letras, etc.

Otro tipo de obligaciones también pueden ser controladas como pagos a aquellas empresas que proveen servicios a pacientes del Hospital y que cobran las planillas a través de los subsistemas del GRUPO DE PRODUCCION.

Obligaciones especiales pueden ser ingresadas para ser controladas directamente como contratos de mantenimiento o servicios que tienen que ser pagados periódicamente como documentos, letras u otro tipo de obligaciones.

El sistema provee reportes de vencimiento y provisiones y registra los movimientos directamente al Subsistema de Contabilidad.

Obviamente al pagar, el sistema tiene la capacidad de emitir directamente los cheques-comprobantes y comprobantes de retención en la fuente al subsistema de BANCOS registrando las obligaciones generadas.

Es posible también realizar pagos en efectivo.

 

Derechos Reservados
  OCITEL S.A. (2000)
Fecha de Ultima Actualización: Sábado, 26 de Agosto de 2000